Digitaal archiveren van papieren documenten

ArchiViewer

biedt unieke oplossingen

Archiveren van eigentijdse, digitale documenten is in deze tijd niet al te moeilijk. Een ander verhaal wordt het om een goed geordend en eenvoudig toegankelijk digitaal archief op te bouwen wanneer ook papieren documenten daar onderdeel van uit maken.

Er wordt wel eens gedacht dat digitaal archiveren van papieren documenten een kwestie van scannen is. Het scannen van papieren documenten is echter slechts een eerste stap om tot een digitaal archief te komen. Na het scannen dienen documenten te worden gestructureerd en gerubriceerd. Dit klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk is dit allerminst het geval. ArchiViewer biedt voor elke organisatie hiervoor de oplossing. Archiveren van papieren documenten gaat snel, eenvoudig en biedt een enorme meerwaarde. Met ArchiViewer hoeft u niet langer na te denken over welke oplossing voor uw organisatie het beste is.



Webbased toepassing

ArchiViewer is een webbased toepassing die al uw documenten, zoals gedrukte teksten, tekeningen, foto’s en films naar digitale bestanden converteert en vervolgens automatisch archiveert. Conform de wensen die u vooraf bepaalt. ArchiViewer kan geheel op maat worden gemaakt en indien nodig worden reeds bestaande rubriceringen en indexeringen meegenomen. Organisaties die kennis hebben gemaakt met de toepassing zijn unaniem van mening dat ArchiViewer een unieke oplossing biedt voor hun archief. Maar niet alleen de kwaliteit van het archief dat ArchiViewer realiseert spreekt tot de verbeelding, ook het feit dat de toepassing slechts geringe kosten met zich meebrengt is een belangrijk gegeven.

Centrale opslag, altijd toegankelijk

In het digitale archief van ArchiViewer worden documenten centraal opgeslagen. Op elke plek en op elk gewenst tijdstip zijn ze voor u toegankelijk. Het spreekt voor zich dat dit een belangrijke mate van flexibilisering met zich meebrengt.

Toegang via autorisatie

Uiteraard is het archief alleen toegankelijk voor personen die daarvoor gemachtigd zijn. Een veiligheidsprotocol zorgt ervoor dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot uw archief. ArchiViewer biedt de mogelijkheid om verschillende autorisatieniveaus toe te kennen.

Bewerken van bestanden

Nadat de documenten zijn gedigitaliseerd kunt u ze in ArchiViewer niet alleen raadplegen, u kunt ze ook bewerken en de revisie opslaan. Originelen blijven als u dat wenst altijd bewaard. De digitale documenten worden opgeslagen als PDF.

Gebruikersvriendelijk

ArchiViewer is gebruikersvriendelijk en vereist geen specifieke kennis. Om van ArchiViewer gebruik te maken hoeft u geen dure software aan te schaffen.

Inrichten ArchiViewer

Het inrichten van ArchiViewer gebeurt altijd in overleg. Samen met u wordt een stappenplan ontwikkeld. Wij zullen u onder meer adviseren over:

  • Het rubriceren en indexeren van de documenten;
  • Het meenemen van reeds bestaande data over documenten;
  • Naleving en controle op de door derden aangeleverde documenten.

Geavanceerde functies

ArchiViewer beschikt over diverse geavanceerde functies die uw archief nog toegankelijker en “intelligenter” maken. Zo kunnen alle documenten onderling aan elkaar gekoppeld worden ongeacht de rubricering. Het is een veilig gevoel te weten dat ArchiViewer u met een alert waarschuwt als de situatie daarom vraagt. Bijvoorbeeld als het tijd is om actie te ondernemen in het kader van legionellabeheersplan. Of als voor de voortgang in processen het noodzakelijk is dat een bepaald certificaat tijdig binnen is.

Tekeningbeheer

ArchiViewer is een product van Xemuko Petersburg, een bedrijf met jarenlange ervaring in het digitaliseren en SmartWare Solutions. Deze ervaring opgedaan bij zeer uiteenlopende, vaak complexe projecten zien we terug in ArchiViewer. Bij de ontwikkeling van de toepassing is voortduren rekening gehouden met wat de klant belangrijk vindt. Dat zien we bijvoorbeeld terug bij het opslaan van tekeningen. Indien ArchiViewer wordt gebruikt voor tekeningen dan kunnen deze namelijk zowel in DWG-formaat als PDF-formaat worden opgeslagen en aan elkaar worden gekoppeld. De onderlinge relaties kunnen daarbij grafisch worden weergegeven. Ook worden alle revisies apart opgeslagen en zijn altijd terug te vragen.

Statistieken

ArchiViewer is een unieke toepassing die u veel werk uit handen neemt bij het digitaliseren van papieren documenten. Het resultaat is dat u beschikt over een uitermate toegankelijk archief met diverse intelligente functies. Een archief waarvan u zelf bepaalt hoe het eruit ziet.

Maak kennis met ArchiViewer

      T: +31 33 30 31 089       M: +31 6 377 35 128       h.vandermeer@smartwaresolutions.nl